Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Hotello's B.V.
Herenstraat 4A, 1015CA Amsterdam
KvK: 98122622
E-mail: info@hotellos.net

Hotello's is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van het platform.

2. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor:

• Opdrachtgevers — bedrijven/personen die via het platform opdrachten plaatsen of ZZP'ers inzetten
• Opdrachtnemers / ZZP'ers — zelfstandige professionals die via het platform opdrachten accepteren
• Bezoekers van de website — zonder account

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Account- en profielgegevens

• Naam, bedrijfsnaam (indien van toepassing)
• E-mailadres, telefoonnummer
• Adresgegevens (eventueel)
• Inloggegevens / accountinformatie
• Profielfoto (indien geüpload)

Gegevens voor opdrachten en matching

• Beschikbaarheid
• Rol/vaardigheden, ervaring, voorkeuren
• Opdrachtgegevens (datum, locatie, planning, omschrijving)
• Communicatie via het platform

Administratie- en facturatiegegevens

• Factuurgegevens
• BTW-nummer, KvK-nummer (voor ZZP'ers)
• IBAN/bankgegevens (voor uitbetalingen)
• Betaalstatus en transactiereferenties

Identificatie- en verificatiegegevens (indien nodig)

• Kopie legitimatie: alleen indien strikt noodzakelijk
• VOG (indien opdracht dit vereist)
• Certificaten/diploma's (indien vereist)
• Verzekeringsbewijs (indien gevraagd)

Technische gegevens

• IP-adres
• Browser- en apparaatgegevens
• Loggegevens (bezochte pagina's, acties)
• Cookies/vergelijkbare technieken

4. Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens?

Platform aanbieden en beheren

• Registratie en accountbeheer
• Beveiliging en fraudepreventie
• Klantenservice en support

Matching en opdrachten

• Profielen/opdrachten zichtbaar maken
• Contact en opdrachtacceptatie faciliteren
• Afspraken vastleggen in opdrachtbevestigingen

Administratie en betaling (kassiersfunctie)

• Facturen opstellen of verwerken
• Betalingen ontvangen van opdrachtgevers
• Uitbetalingen doen aan ZZP'ers
• Betalingstermijnen bewaken en herinneringen sturen

Wettelijke verplichtingen

• Fiscale bewaarplicht
• Boekhouding en administratie
• Verzoeken van bevoegde autoriteiten

Marketing en communicatie (indien toegestaan)

• Nieuwsbrieven (alleen na aanmelding of binnen bestaande klantrelatie)
• Updates over het platform of relevante diensten

Je kunt je altijd afmelden via de afmeldlink of door contact op te nemen.

5. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

• Uitvoering van een overeenkomst — platformgebruik, bemiddelingsdienst, betalingen
• Gerechtvaardigd belang — platformbeveiliging, fraudepreventie, support, verbetering
• Wettelijke verplichting — administratie-/fiscale bewaarplicht
• Toestemming — nieuwsbrief of bepaalde cookies

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Tussen gebruikers onderling

Om opdrachten mogelijk te maken kunnen naam, profielinformatie, beschikbaarheid en contactgegevens zichtbaar zijn voor andere gebruikers na acceptatie/afspraak.

Dienstverleners (verwerkers)

Wij kunnen externe partijen inschakelen voor hosting en IT, betalingen en boekhouding, e-mail en communicatie, en klantenservice tooling. Deze partijen verwerken gegevens alleen in opdracht van Hotello's en onder passende verwerkersafspraken.

Overheden en autoriteiten

Alleen indien wij daartoe verplicht zijn, bijvoorbeeld door de belastingdienst of toezichthouders.

7. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: zolang je account actief is. Na beëindiging verwijderen of anonimiseren wij gegevens, tenzij wettelijk verplicht.
• Administratie/facturatie/betalingen: conform wettelijke bewaarplicht (meestal 7 jaar).
• Support/communicatie: zolang nodig voor afhandeling of verbetering.
• Loggegevens: beperkt en beveiligd, doorgaans enkele maanden.

8. Beveiliging

Hotello's neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Denk aan beveiligde verbindingen, toegangsbeheer en monitoring.

Let op: geen enkel systeem is 100% veilig. Vermoed je een beveiligingsincident? Neem direct contact op via info@hotellos.net.

9. Cookies en vergelijkbare technieken

Hotello's gebruikt cookies en vergelijkbare technieken om het platform goed te laten functioneren en de gebruikerservaring te verbeteren. Waar vereist vragen wij vooraf toestemming (bijvoorbeeld voor tracking/marketing cookies). Je kunt cookies beheren via je browserinstellingen en/of de cookiebanner.

10. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• inzage te krijgen in jouw persoonsgegevens
• rectificatie te vragen als gegevens niet kloppen
• verwijdering te vragen (waar mogelijk)
• beperking van verwerking te vragen
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• gegevensoverdraagbaarheid te verzoeken
• toestemming in te trekken (als verwerking daarop is gebaseerd)

Verzoeken indienen via info@hotellos.net. Wij reageren doorgaans binnen 30 dagen.

11. Klachten

Niet tevreden over hoe wij met jouw gegevens omgaan? Neem contact op via info@hotellos.net. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Doorgifte buiten de EER

Als wij dienstverleners gebruiken die persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, zorgen wij voor passende waarborgen zoals standaard contractuele clausules (SCC's).

13. Wijzigingen

Hotello's kan deze privacyverklaring wijzigen, bijvoorbeeld bij nieuwe functionaliteiten of wetgeving. De meest actuele versie is beschikbaar via de website.